Datenschutzrichtlinie von Prisma for Business

Zuletzt aktualisiert: 9. Juli 2026

Diese Datenschutzrichtlinie erläutert die Datenverarbeitung in Prisma for Business (Prisma Empresas), einer Version oder Dienstleistung für Unternehmen, Teams, Personalagenturen, Organisationen, Arbeitsplattformen, Zustell-Apps, Beschäftigte, Mitarbeitende, Freiberufler oder Berufsgruppen. Mit Prisma for Business können Organisationen ihren verbundenen Nutzern Werkzeuge zur Finanzkontrolle, Erfassung von Einnahmen und Ausgaben, Budgets, Vorschüsse, Berichte, finanzielle Gewohnheiten, Finanzbildung, Analysen oder finanzielles Wohlbefinden anbieten.

1. Anwendungsbereich

Diese Richtlinie gilt für Prisma for Business und alle zugehörigen B2B-Dienste, darunter:

• Verwaltungsoberflächen und Unternehmenskonten.
• Von einem Unternehmen eingeladene Nutzer.
• Web-Dashboards und aggregierte Berichte.
• Programme für finanzielles Wohlbefinden.
• Funktionen für Analysen, Hinweise, Finanzbildung oder wirtschaftliche Organisation.
• Technische Integrationen mit Unternehmen oder Plattformen.

Die allgemeine Prisma-Datenschutzrichtlinie kann ebenfalls gelten, wenn ein Nutzer die App individuell oder privat verwendet.

2. Datenschutzrollen

Je nach Fall kann Prisma folgende Rollen übernehmen:

2.1 Verantwortlicher

Prisma ist verantwortlich, wenn es Zwecke und Mittel der Verarbeitung bestimmt, etwa bei der Verwaltung eigener Prisma-Konten, Dienstsicherheit, technischem Support, Geschäftsabwicklung, Abrechnung, Produktverbesserung, eigenen Mitteilungen und Einhaltung gesetzlicher Pflichten.

2.2 Auftragsverarbeiter

Prisma kann als Auftragsverarbeiter handeln, wenn es personenbezogene Daten nach Weisung eines Kundenunternehmens verarbeitet, etwa bei von einem Unternehmen erstellten oder eingeladenen Nutzern, Daten eines Unternehmensprogramms, Informationen innerhalb eines Unternehmensbereichs oder von der beauftragenden Organisation festgelegten Berichten und Einstellungen.

In diesen Fällen ist das Kundenunternehmen verantwortlich und Prisma verarbeitet die Daten nach dem Vertrag, der Auftragsverarbeitungsvereinbarung oder dokumentierten Weisungen.

3. Von Prisma for Business verarbeitete Daten

Prisma for Business kann je nach Konfiguration des beauftragten Dienstes folgende Datenkategorien verarbeiten:

3.1 Identifikations- und Kontaktdaten

• Vor- und Nachname.
• E-Mail-Adresse.
• Nutzer-ID.
• Unternehmen, Team, Standort, Abteilung oder Gruppe.
• Plattformrolle sowie Einladungs-, Aktivierungs- oder Zugriffsstatus.

3.2 Daten zum beruflichen oder unternehmerischen Verhältnis

Je nach beauftragtem Dienst können folgende Daten verarbeitet werden: Nutzertyp (Beschäftigte, Mitarbeitende, Freiberufler, Zustellkräfte, Zeitarbeitskräfte usw.), zugeordnetes Unternehmen oder Einrichtung, Gruppe, Team oder Segment, vom Unternehmen zugewiesene Konfiguration und Teilnahmestatus an internen Programmen.

Es ist verboten, Prisma, seine Kennzahlen, Ergebnisse oder daraus abgeleitete Rückschlüsse für Personalentscheidungen zu verwenden.

3.3 Vom Nutzer eingegebene Finanzdaten

Der Nutzer kann Informationen eingeben wie Ausgaben, Einnahmen, Budgets, Ziele, Schulden, Nettovermögen, Abonnements, Kategorien, Hinweise sowie Belege, Rechnungen oder Dokumente.

Das Unternehmen erhält niemals detaillierte persönliche Finanzdaten der Nutzer. Es erhält ausschließlich aggregierte Nutzungs- und Ergebniskennzahlen; geschützte Kennzahlen werden für Gruppen mit weniger als 20 Personen unterdrückt.

3.4 Aggregierte oder statistische Daten

Prisma for Business kann aggregierte Berichte für die Organisation erzeugen, etwa allgemeine Plattformnutzung, Nutzeraktivierung, Programmteilnahme, aggregierte Kennzahlen zum finanziellen Wohlbefinden, allgemeine nicht individualisierte Trends und statistische Segmente, sofern eine ausreichende Grundlage besteht, um Identifizierung zu verhindern.

Berichte dürfen keine individuellen persönlichen Finanzinformationen oder Informationen über Mitgliedschaften bei anderen Sponsoren offenlegen.

3.5 Technische Daten

Folgende Daten können verarbeitet werden: Gerät, Betriebssystem, App-Version, IP-Adresse, Zugriffsdatum und -zeit, technische Ereignisse, Fehler, Sicherheitsprotokolle, Sitzungskennungen und Leistungsinformationen.

4. Verarbeitungszwecke

Prisma for Business kann Daten für folgende Zwecke verarbeiten:

• Unternehmenskonten erstellen und verwalten sowie Nutzer einladen und verwalten.
• Den beauftragten Dienst bereitstellen und Zugriff auf Dashboard oder Unternehmensoberfläche ermöglichen.
• Dem Nutzer seine eigenen persönlichen Finanzinformationen anzeigen.
• Aggregierte Berichte für das Unternehmen erzeugen.
• Technischen Support verwalten.
• Sicherheit aufrechterhalten und Missbrauch verhindern.
• Dienstnutzung und Leistung messen und Fehler erkennen.
• Abrechnung und Geschäftsbeziehung verwalten.
• Gesetzliche Pflichten erfüllen.
• Funktionen verbessern und neue entwickeln, vorzugsweise mit aggregierten oder anonymisierten Daten.

5. Rechtsgrundlagen

Die Rechtsgrundlage hängt vom Zusammenhang und von der Rolle von Prisma ab.

Wenn Prisma als Verantwortlicher handelt, kann die Verarbeitung auf Vertragserfüllung, Einwilligung des Nutzers, berechtigtem Interesse und Erfüllung gesetzlicher Pflichten beruhen.

Wenn Prisma als Auftragsverarbeiter handelt, bestimmt das Kundenunternehmen als Verantwortlicher die maßgebliche Rechtsgrundlage.

6. Zugriff des Unternehmens auf Nutzerdaten

Die beauftragende Organisation kann Lizenz-, Abrechnungs- und Betriebszustände sowie zur Dienstverwaltung erforderliche aggregierte Nutzungs- und Ergebniskennzahlen einsehen. Geschützte Kennzahlen werden für Gruppen mit weniger als 20 Personen unterdrückt.

Das Unternehmen erhält weder persönliche Finanzeinträge, Beträge, Nutzertexte, UID oder E-Mail-Adressen von Beschäftigten noch Informationen über Mitgliedschaften bei anderen Sponsoren.

7. Vertraulichkeit und Datentrennung

Prisma trifft angemessene Maßnahmen zur Trennung persönlicher Daten, Unternehmensdaten und aggregierter Daten.

Interner Zugriff wird auf Personal oder Anbieter beschränkt, die Informationen zur Bereitstellung, Wartung oder zum Schutz des Dienstes verarbeiten müssen.

8. Anbieter

Prisma for Business kann technische Anbieter für Cloud-Infrastruktur, Authentifizierung, Datenbank, Hosting, technische Analysen, Überwachung, Sicherheit, Zahlungen, Abrechnung und Support einsetzen.

Dazu können Google Firebase, Google Cloud, Stripe oder gleichwertige Dienste gehören. Soweit erforderlich schließt Prisma Auftragsverarbeitungsvereinbarungen mit Anbietern ab, die als Auftragsverarbeiter tätig sind.

9. Internationale Übermittlungen

Einige Anbieter können Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. In diesem Fall werden angemessene Garantien nach den geltenden Vorschriften angewendet, etwa Standardvertragsklauseln oder andere gesetzlich anerkannte Mechanismen.

10. Aufbewahrung

Daten werden aufbewahrt, solange eine Vertragsbeziehung, ein aktives Konto oder ein betrieblicher Bedarf besteht.

Anschließend können sie für die erforderlichen Zeiträume aufbewahrt werden, um gesetzliche Pflichten zu erfüllen, Ansprüche zu bearbeiten, Betrug zu verhindern, Sicherheit aufrechtzuerhalten, Abrechnung zu verwalten und Vertragserfüllung nachzuweisen.

Aggregierte oder anonymisierte Daten können für Analysen, Produktverbesserung oder Statistiken aufbewahrt werden, sofern sie keine Identifizierung bestimmter Nutzer ermöglichen.

11. Rechte der Nutzer

Nutzer können gegebenenfalls ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch, Einschränkung, Übertragbarkeit und Widerruf ihrer Einwilligung ausüben.

Wenn die Verarbeitung von einem Kundenunternehmen abhängt, kann Prisma den Antrag an dieses Unternehmen weiterleiten oder nach dessen Weisungen handeln.

Zur Ausübung deiner Rechte erreichst du uns unter contact@prismfinance.eu. Du kannst dich auch an das Unternehmen oder die Organisation wenden, die dich zur Nutzung von Prisma for Business eingeladen hat.

12. Sicherheit

Prisma for Business trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz vor unberechtigtem Zugriff, Verlust, Veränderung oder Offenlegung von Daten.

Dazu können Zugriffskontrollen, Authentifizierung, technische Protokolle, logische Trennung, gegebenenfalls Verschlüsselung, Berechtigungsprüfungen und bewährte Verfahren sicherer Entwicklung gehören.

13. Einsatz künstlicher Intelligenz

Prisma for Business kann KI-Funktionen für Analysen, Hinweise, Berichte, Datenklassifizierung oder Empfehlungen enthalten.

KI-Ergebnisse dienen der Orientierung und können Fehler enthalten. Sie dürfen nicht alleinige Grundlage wesentlicher Entscheidungen über Personen, Beschäftigung, Arbeitsbedingungen, Leistungsbewertung, Kreditwürdigkeit, Kredite oder die individuelle wirtschaftliche Situation sein.

Jeder betriebliche KI-Einsatz, der Nutzer wesentlich beeinträchtigen könnte, muss vorab vom verantwortlichen Unternehmen geprüft werden und den geltenden Vorschriften entsprechen.

14. Vertragliches und technisches Verbot von Personalentscheidungen

Es ist verboten, Prisma for Business, seine Kennzahlen, Ergebnisse oder daraus abgeleitete Rückschlüsse zu verwenden, um Entscheidungen über Einstellung, Kündigung, Beförderung, Vergütung, Bewertung, Disziplinarmaßnahmen, Chancenvergabe oder andere Personalangelegenheiten zu treffen oder zu unterstützen. Dieses Verbot gehört zu den Dienstbedingungen, zur Auftragsverarbeitungsvereinbarung und zum Hinweis, den jeder Administrator akzeptieren muss.

Als technische Schutzmaßnahme zeigt das Verwaltungsdashboard keine persönlichen Finanzeinträge, Beträge, Texte, UID oder E-Mail-Adressen von Beschäftigten. Nutzungs- und Ergebniskennzahlen werden aggregiert erzeugt und unterdrückt, wenn eine Gruppe weniger als 20 Personen umfasst.

15. Änderungen dieser Richtlinie

Wir können diese Datenschutzrichtlinie von Prisma for Business aufgrund rechtlicher, technischer, vertraglicher oder funktionaler Änderungen aktualisieren.

Wesentliche Änderungen werden den Kundenunternehmen oder betroffenen Nutzern über die entsprechenden Kanäle mitgeteilt.

16. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz in Prisma for Business erreichst du uns hier: contact@prismfinance.eu